Urząd Gminy Ruda-Huta

Informacje o przyjmowaniu zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów

Każdy kto posiada informacje, że doszło lub prawdopodobnie dojdzie do naruszenia prawa w Urzędzie Gminy Ruda-Huta uzyskane w kontekście związanym ze swoją pracą w tym urzędzie, może dokonać zgłoszenia do Wójta Gminy Ruda-Huta.

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie można złożyć:

• na adres do korespondencji: Wójt Gminy Ruda-Huta, ul. Niepodległości 44, 22-110 Ruda-Huta z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne";
• na adres e-mail: sygnalista@ruda-huta.pl;
• ustnie do protokołu podczas bezpośredniego spotkania w siedzibie Urzędu Gminy Ruda-Huta, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia, wniosek można złożyć telefonicznie pod numerem 82 5444365.
  Zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. W takim przypadku sygnalista może dokonać jego sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia przez podpisanie.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

• zgłaszający musi być osobą fizyczną;
• zgłoszenie dotyczyć musi naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
• informacja o naruszeniu prawa była uzyskana w kontekście związanym z pracą, przez osobę, o której mowa w art. 4 ust. 1 ww. ustawy.

Przepisów dotyczących ochrony sygnalistów nie stosuje się do informacji, o których mowa w art. 5 ustawy, między innymi objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych;
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych i prawniczych;
• tajemnicą narady sędziowskiej;
• postępowaniem karnym.

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

Zgłoszenie o naruszeniu przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania Wójta Gminy Ruda -Huta jest następujący:

• potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile sygnalista nie sprzeciwił się temu;
• może zwrócić się do sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, jeżeli sygnalista nie wyraził sprzeciwu w tym zakresie;
• poinformuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres jego działania;
• na żądanie sygnalisty wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

Zgłoszenia anonimowe pozostawione zostaną bez rozpatrzenia.

Termin przekazania informacji zwrotnej

• Wójt Gminy Ruda-Huta przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy;
• informacja zwrotna powinna zwierać informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
• Wójt Gminy Ruda-Huta poinformuje sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie;
• Wójt Gminy Ruda-Huta poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.

Zasady poufności

Wójt Gminy Ruda-Huta przy zgłoszeniach zewnętrznych zapewnia pełną zgodność z zasadami poufności, dbając o ochronę tożsamości zgłaszającego oraz treści przekazanych informacji. Organ realizuje to poprzez następujące działania:

• zgłoszenia zewnętrzne mogą być składane za pomocą dedykowanych, zabezpieczonych kanałów;
• tylko wyznaczeni pracownicy organu, posiadający odpowiednie uprawnienia, mogą przetwarzać zgłoszenia. Każda osoba zaangażowana w proces jest zobowiązana do zachowania tajemnicy zawodowej;
• wszelkie dane pozwalające na identyfikację sygnalisty, mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego wyraźnej zgody, za wyjątkiem ujawnienia ich właściwym organom publicznym lub sądom, kiedy ujawnienie tych danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez te organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie;
• wszystkie zgłoszenia i związane z nimi informacje są przechowywane w sposób zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, zgodnie z wymogami prawa i najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych;
• proces przetwarzania zgłoszeń jest jasno określony i zgodny z przepisami prawa. Sygnalista jest informowany o kolejnych etapach rozpatrywania sprawy, przy zachowaniu pełnej dyskrecji.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Wójt Gminy Ruda-Huta przestrzega najwyższych standardów ochrony danych osobowych podczas przetwarzania zgłoszeń zewnętrznych, działając zgodnie z przepisami RODO oraz krajowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Oran zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane wyłącznie w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO);
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO);
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO);
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO);
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO);
• przetwarzane w sposób zapewniający ;odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia RODO informujemy również, że:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Wójt Gminy Ruda-Huta;
2. Dane osobowe osoby zgłaszającej oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dane osobowe zostały pozyskane w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z obowiązującymi wewnętrznymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych;
3. Administrator Danych Osobowych przetwarza dane osobowe osób wskazanych w pkt 2 w celach określonych w przepisach prawa, na podstawie: obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (zgodnie z art. 6 lit. c RODO) lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Dane osobowe zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu innym podmiotom, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego lub w przypadku, w którym ujawnienie danych zgłaszającego jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
5. Dane osobowe osób wskazanych w pkt 2 będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze w związku z przyjętym zgłoszeniem lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami, a w przypadku zgłoszeń, które nie było dalej procedowane ze względu na braki formalne, dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia.
6. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania danego zgłoszenia są usuwane w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla danego zgłoszenia.
7. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się chyba, że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swoich danych lub świadomie zgłasza nieprawdę.
8. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO nie stosuje się chyba, że sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swoich danych lub świadomie zgłasza nieprawdę.
9. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu (w tym profilowaniu), ani nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
10. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo żądania od Administratora:
    - dostępu do danych,
    - sprostowania danych,
    - usunięcia danych,
    - ograniczenia przetwarzania danych.
11. W przypadku uznania, że dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych można wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2.

Charakter działań następczych

Po otrzymaniu zgłoszenia Wójt Gminy Rud-Huta podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w tym zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa wskazanego w zgłoszeniu.

Takimi działaniami mogą być:

• postępowanie wyjaśniające;
• wszczęcie audytu;
• wszczęcie kontroli;
• wszczęcie postępowania administracyjnego;
• złożenie do organów ścigania zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa;
• podjęcie działań w celu odzyskania środków finansowych;
• zamknięcie procedury rozpatrywania zgłoszenia w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym z informacją sygnalisty o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawienie jego bez rozpoznania i bez informowania o tym sygnalisty.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

Środki ochrony prawnej

Wójt Gminy Ruda-Huta podejmuje szereg działań, aby chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi, zapewniając im bezpieczeństwo i możliwość zgłaszania naruszeń bez obaw o negatywne konsekwencje. Sygnaliście przysługuje ochrona od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

1. Zakaz działań odwetowych
   Działania odwetowe, takie jak zwolnienie, degradacja, zastraszanie, dyskryminacja czy inne niekorzystne konsekwencje w miejscu pracy lub poza nim, są wyraźnie zakazane.
2. Poufność tożsamości sygnalisty
   Tożsamość sygnalisty oraz wszelkie dane, które mogą umożliwić jego identyfikację, są ściśle chronione i udostępniane jedynie w przypadku bezwzględnej konieczności, np. gdy wymagają tego przepisy prawa.
   Dane sygnalisty są przetwarzane wyłącznie przez upoważnione osoby i w zakresie niezbędnym do realizacji postępowania.
3. Dostęp do środków prawnych
   Sygnaliści mogą korzystać z ochrony przewidzianej w przepisach krajowych i międzynarodowych dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia, takich jak dyrektywa UE 2019/1937 w sprawie ochrony sygnalistów.
   W przypadku działań odwetowych sygnalista ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem.
4. Ochrona praw pracowniczych
   Sygnalistom, którzy zgłaszają naruszenia, przysługuje ochrona przed nieuzasadnionym zwolnieniem, zmianą warunków pracy, odmową awansu czy innymi formami represji zawodowej.
5. Sankcje za działania odwetowe
   Osoby dopuszczające się działań odwetowych mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności dyscyplinarnej, administracyjnej lub karnej, w zależności od charakteru naruszenia.

Informujemy, że ochronie nie podlega sygnalista, którego zgłoszenie uznano za nierzetelne, złośliwe lub złożone w złej wierze, który dokonuje zgłoszenia złośliwych plotek bądź pogłosek w szczególności stanowiących świadome pomówienie lub wprowadzające celowo w błąd poprzez m.in. podanie nieprawdziwych danych.

Osoby rozważające skorzystanie z instytucji zgłoszenia zewnętrznego mają możliwoś:

• skorzystania z poufnej porady w trybie 31 ust. 1 pkt 5 ustawy. Istnieje możliwość uzyskania wsparcia od RPO, który udziela sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21, oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, porad w zakresie dostępu do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, wniosek o poradę;
• uzyskania wsparcia w trybie 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1534). Więcej informacji w zakładce Nieodpłatna pomoc prawna w 2025 r.

Warunki ochrony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej) za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów). Gdyby wszczęto postępowanie sygnalista może wystąpić o jego umorzenie.

Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.

Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. świadomego i celowego dokonania zgłoszenia o naruszeniu prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

• adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
• formularz online
• e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
• ePUAP ( Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP )